İş Akışınızı Birleşik Platformlarla Nasıl Sadeleştirirsiniz?

E-postalar, mesajlaşma uygulamaları, proje araçları ve dosya paylaşım sistemleri arasında gidip gelmek, verimli bir günü uygulamalar arasında mekik dokuma maratonuna çevirebilir. Bu süreç yorucu, verimsiz ve tahmin ettiğinizden daha maliyetlidir.

Birleşik iletişim platformları kontrolden çıkana kadar farkında olmadığımız sorunları çözmeye yardımcı olur. İşte iş akışını basitleştirmek ve işe başlamak için bazı pratik adımlar.

Uygulamalar Arasında Geçişin Maliyeti

Uygulamalar ya da araçlar arasında her geçiş yaptığınızda odağınız dağılır. ABD’den bir araştırma, çalışanların bir dikkat dağılması sonrası odaklarını yeniden kazanmalarının 23 dakika sürdüğünü ortaya koyuyor; üstelik bu dikkat dağılması, ortalama her üç dakikada bir gerçekleşiyor.

Günümüzdeki bu kadar çok sayıda uygulama ve aracın bir sorun haline geldiğini söylemek yanlış olmaz. Bu, her gün saatlerce kaybolan verimlilik demek. Verimlilik düştüğünde aldığınız sonuçlar da düşer.

Moral bozucu kısım da şu: Aslında bu araçların hayatı kolaylaştırmaları gerekir. Ancak birleşik bir sistem olmadan genelde tam tersi gerçekleşiyor.

Birleşik Platformlarla Kesintisiz İş Akışı İçin En İyi Adımlar

Birleşik platformdan en iyi şekilde yararlanmak için onu ekibinizin ihtiyaçlarına göre özelleştirmeniz gerekir. Bunu şu şekilde yapabilirsiniz:

Uygulamalar arası geçişlerin sizi nerelerde yavaşlattığını belirleyin

Ekibinizin iş akışının haritasını çıkartın ve sıkıntılı noktaları belirleyin. Mesajlaşma araçlarını yönetmek mi, projeleri takip etmek mi veya dosya aramak mı zorluyor? Sorunları anlamak birleşik platformların en büyük etki yaratabileceği alanlara odaklanmanıza yardımcı olur.

Ekibinizin işine yarayacak bir platform seçin

Ekibinizin sık kullandığı araçları düşünün. Birleşik platform, onları kullanılması kolay bir sistemde bir araya getirebilir ya da onların yerine daha basit ve daha etkili bir şey koyabilir.  

Tam kullanıma geçmeden deneme testi gerçekleştirin

Tüm işletmede kullanıma geçirmeden önce platformu küçük bir grupla test edin. Bu, sorunları belirlemenizi, iş akışında ince ayar yapmanızı ve geri bildirim almanızı sağlayarak tam geçişin daha kolay ve başarılı olmasına yardımcı olur.  

Sistemlerinizle uyumlu çalıştığından emin olun

Yeni platformunuz CRM, muhasebe araçları ya da destek yazılımınızla uyumlu çalışmalıdır. Entegre çözümler veya API’ler (Uygulama Programlama Arayüzü) içeren sistemler tercih edin, böylece senkronizasyon kolay olur.

Ölçülebilir hedefler belirleyin

Ne elde etmek istediğinize karar verin – yönetime harcanan zamanı kısaltmak ya da proje ilerleme hızını artırmak gibi. Net hedefler, ilerlemenizi izlemenizi ve platformun değerini görmenizi sağlar.

Süreçleri standartlaştırın

İletişim, proje güncellemeleri ve doküman paylaşımı için standart süreçler belirleyin, böylece herkes platformu nasıl kullanacağını tam olarak bilir ve karmaşa yaşanmaz.

Uygun bir eğitim sağlayın

Ekibinize eğitim oturumları, kılavuzlar ve sürekli destek sağlayın. Kendilerini ne kadar güvende hissederlerse, sistemi o kadar hızlı benimserler.

Ekibin süreci sahiplenmesini ve geri bildirimde bulunmasını teşvik edin

Ekibinizi en başından itibaren sürece dahil edin ve platformun daha az stres, daha sorunsuz iletişim ve zaman tasarrufu gibi avantajlarını gösterin. Düzenli geri bildirim isteyin ve bunları iyileştirmeler için kullanın. Ekibiniz sürece dahil olduğunu hissettiğinde, platformu daha etkili kullanma olasılıkları artar.

Birleşik iletişim çözümleri ile ilgili daha fazlasını keşfedin

Araçlarınız işleri zorlaştırmak yerine basitleştirmelidir. Birleşik iletişim platformları verimsizliği engeller, dikkat dağılmasını azaltır ve zaman kazandırır. Uygulamalar arasında geçişi azaltarak, bütüncül bir yaklaşım benimseyerek ve en iyi uygulamaları takip ederek iş akışlarını basitleştirebilir ve ekibinizin en iyi şekilde çalışmasını sağlayabilirsiniz.

Bir birleşik platformun işletmenize nasıl yardımcı olabileceğini merak mı ediyorsunuz? Bire bir destek için V-Hub Dijital Danışmanlarımızla görüşün.