Kısıtlı Bütçe ile Dijital Dönüşüm

Şirketlerin, günümüz ekonomisinde hayatta kalabilmeleri, dijital dönüşümle yakından ilgili; zira, verimliliği artırmanın ve maliyetleri düşürmenin en iyi yolu, çoğu durumda teknolojiden geçiyor. Ancak, bir şirketin dijital dönüşüm hedefleri ile bütçesi arasında kapatılması oldukça zor bir açık olabilir ve sınırlı bir bütçe, dijital dönüşü zorlu bir göreve dönüştürebilir.

Gerekli dijital dönüşümü sınırlı bir bütçeyle yapabilmenin 14 etkili yolu

Uygulanabilir ve uygun fiyatlı bir dönüşüm planı geliştirme konusunda teknoloji liderlerine yardımcı olmak amacıyla Forbes Teknoloji Konseyi uzmanları tarafından belirlenen ve sınırlı bir bütçeyle gerekli dijital dönüşüm girişimlerini gerçekleştirmeyi kolaylaştıracak stratejik yaklaşımlar şöyle sıralanıyor:

1. Ekibinizin Maliyet ve Çaba Konusundaki Yaklaşımını Değerlendirin

"Satış" öncesinde projelerin maliyetlerini tahmin etmek için ekibinizi bir araya getirin. Ekibiniz ilk günden itibaren müşteri ve ekip beklentilerini yönetmek için çalışması, kolektif sahiplenmeyi getirir. Dönüşümün karmaşıklığı ve gereken çaba düzeyi konusunda birlikte karar vermek, tartışma ve müzakereye yol açar. Böylece, her birey anlamlı bir şekilde katkıda bulunduğunu ve projenin başarısında bir payı olduğunu hisseder.

2. Yolculuğu Ölçülebilir Önemli Noktalara Ayırın

Bir şirket, dijital dönüşüm yolculuğunu ölçülebilir ve ulaşılabilir önemli noktalara ayırmalı. Bu sayede yöneticilere hedeflerine ulaşmak, ilerleme göstermek ve işi ileriye taşımaya devam etmek için ne kadar harcama yapacakları konusunda net bir vizyon sağlanır. Dijital dönüşümün anında gerçekleşmeyeceği; stratejik bir yön olduğu unutulmamalı.

3. Etki Analizi Yapın

Bir yönetim kurulu aracılığıyla kapsam önceliklendirmesi oluşturulmalı. Dijital dönüşüm için tüzük, kilit paydaşlarla etkileşime girerek tanımlandıktan sonra, etki değerlendirme matrisi kullanarak kapsamı önceliklendirmek son derece önem taşıyor. Net etki analizi, teknoloji yöneticilerinin paydaş desteği almasını sağlar ve ayrıca çok dar veya çok geniş bir kapsamla ilişkili riski belirler.

4. "Hazır" Çözümlerden Yararlanın

Teknoloji yöneticileri, ihtiyaç duyulan ancak mevcut durumda ekip tarafından oluşturulması gerekli veya mantıklı olmayan özellikler için "hazır" ürünler kullanabilir.

Maliyetleri Azaltabilecek ve Verimliliği Artırabilecek Yeni Teknolojileri Belirleyin Dönüşümler genellikle yerleşik çalışma biçimlerini değiştirmek için fırsatlar sunar. Bir dönüşümün, insanları değişim konfor alanlarının dışına çıkarmak, genel maliyetleri azaltan yeni teknolojilerin benimsenmesini sağlamak ve eski teknolojiyi ortadan kaldırmak için kullanın.

5. Daha Az Girişim Üstlenin ve Bunları İyi Yapın

Bir üst düzey yönetici açısından söylenenlerin icraata geçirilmesi çok önemli. Ancak yeterli bütçe yoksa, bu durum sadece hayal satmaktan ibaret olur. Ortak bir anlayışa dayalı olarak yeterli fon tahsis edildiğinden emin olmak için üst düzey yönetici düzeyiyle uyumlu olmak ve çok fazla girişimi üstlenmek yerine daha az girişim seçip bunları iyi bir şekilde uygulamak gerekir.

5. İstenen Sonuçlar Üzerinde Yüksek Etkisi Olan Kullanım Örneklerini Belirleyin

İş sonuçları üzerinde önemli etkisi olan kullanım örneklerini belirleyin. Mevcut süreçleri iş liderlerinin bakış açısından anlayın ve yüksek yatırım getirisi sağlayan kullanım örneklerine öncelik verin. Bunları dijital dönüşüm yol haritanızın temeli olarak kullanarak, seçeceğiniz tek bir kullanım örneğinin yatırım getirisini ve iş etkisini kanıtlayarak işe yaramasını sağlayın. Ardından, şirketinizde iş başarısının nasıl elde edileceğini anladıktan sonra programı ölçeklendirin.

6. Yatırım Yapmamanın Etkisini Değerlendirin

Birçok dijital dönüşüm teknolojisi, bir şirketin büyümesi için temel yapı taşlarıdır. Bu nedenle, yalnızca bir yatırımın iş değerini değil, aynı zamanda yatırım yapmamanın etkisini de değerlendirmek kritik önem taşıyor. Bir şeyi "olmazsa olmaz" hale getirmek için, iş değerinin açıkça ifade edilmesi ve teknolojiyi uygulayarak elde edilebilecek farklı kullanım örnekleri ile ilişkili yatırım getirisinin ortaya konması gerekiyor.

7. Uzlaşmayı Kolaylaştırmak İçin Projeyi Parçalara Ayırın

Net bir yatırım getirisi tanımlamak ve projeyi küçük, öncelikli bileşenlere ayırmak, etkili bir yaklaşım olabilir. Bütçe düzeyi, eldeki paraya ve harcamanın istenen sonucu ne kadar çabuk sağlayacağına bağlı olduğu için bir projeyi küçük, öncelikli bileşenlere ayırmak, tam olarak finanse edilemiyorsa uzlaşmaya olanak tanır.

8. Yeni Yeteneklerin Bilgisinden Yararlanın

Şirketinizdeki yeni yetenekleri dinleyin. Genellikle teknoloji liderleri, kolay yapılabilecek işleri veya dahili destek alanlarını önceliklendiriyor. Bunun yerine, yöneticiler şirkete dahil olan iş gücünü dinlemeye daha fazla zaman harcamalı. Yeni yetenekler daha yüksek bir hızda çalışma ihtiyacı ve isteği getirir, bu da dijital çağda verimli bir şekilde çalışmak için güvenilir bir temel oluşturur.

9. Girişimlerinizin Genel Stratejik Hedeflerle Uyumlu Olmasını Sağlayın

Ana stratejilerden biri hedef ve amaçların uyumlu olmasıdır. Gelecek yıl için seçilen IT girişimlerinin kuruluşun genel stratejik hedefleriyle tam olarak uyum sağladığından emin olmalısınız.

10. Maliyetleri Yaymanın veya Karşılamanın Yollarını Arayın

Dönüşümden doğrudan faydalanacak ekiplerle iş birliği yapın ve ortak girişimler yaratın. Önceliklendirmeye düşük maliyetli/yüksek değerli projelere odaklanarak yaklaşın ve dijital dönüşüm ölçeklemesiyle birlikte gelen yazılım maliyetlerini yaymayı ön planda tutun.

11. Bakım Maliyetlerini Aklınızda Bulundurun

Çoğu IT projesi, özellikle de uygulama oluşturmayı gerektirenler, "ömür boyu finansman" yaklaşımı gerektiriyor. Bütçelemede en belirgin hata, uygulamanın kullanılmaya başladığı anda projenin bittiğini varsaymaktır, oysa bunun sadece bir başlangıç olduğu unutulmamalı.

12. Harici ve Dahili Girişimleri Ayırın

Dahili üretkenlik kazanımları sunan dijital girişimleri, ürün/hizmet inovasyonuna odaklananlardan ayırmak, şirketlerin bir girişiminin diğerinin bütçesini tüketmemesini sağlar ve belirli odak alanları içinde önceliklendirmeyi mümkün kılar. Öte yandan, çevik bir temel olması da kritik önem taşıyan konulardan biri; özellikle de bulut altyapısı, IT yeteneklerini tüketilebilir hizmetlere dönüştürme ve verileri kolayca erişilebilir hale getirme.

13. Her Girişimin Ele Aldığı Riski veya Fırsatı Açıklayın

Bütçeleme söz konusu olduğunda, konuşmalar "para" ve "riskler" üzerinden yapılır. Stratejiyi çeşitli girişimlere bölmek ve ekibe her girişimin ele aldığı riski veya sağladığı iş fırsatını göstermek, bütçeleme komitesinin konuya odaklanmasını sağlamak için en mantıklı yaklaşım olabilir. Bu yaklaşım, girişimleri önceliklendirmeyi ve en önemlilerine odaklanmayı kolaylaştırır.

14. Fikir Üretme Sürecini Oyunlaştırma

İnovasyon oturumları, yarışmalar gibi etkinlikler, bireyleri ve grupları farklı düşünmeye sevk edebilir ve çalışanların teknoloji ve süreç ilerlemesi için fikir üretmeye katılmasını sağlayabilir. Büyük bir bütçeye olmadığında, yaratıcı fikirlerin sonuçları oyunun kurallarını değiştirebilir.