Faturalandırma ve Fatura Sahtekarlığı Nedir?

Fatura sahtekarlığı nedir?

Bir işletmeyi yönetmek heyecan vericidir, ancak mali durumu takip etmek bazen çok dikkat gerektirebilir, özellikle faturalar söz konusu olduğunda. Peki ya faturalar sahte çıkarsa? Fatura dolandırıcılığı işte burada devreye giriyor.

Peki fatura dolandırıcılığı nedir?

Basitçe ifade etmek gerekirse, birisinin sizi borçlu olmadığınız bir şey için ödeme yapmanız için kandırmasıdır. Sahte faturalar için şişirilmiş fiyatlar ve hatta mükerrer ücretler olarak örnek verebiliriz.

Kötü haber ise fatura dolandırıcılığının şaşırtıcı derecede yaygın olmasıdır. Suistimal İnceleme Uzmanlığı’na (SİU) göre, fatura dolandırıcılığı tüm mesleki dolandırıcılık vakalarının %20'sini oluşturuyor ve her işletmeye aylık yaklaşık 4.200 dolara mal oluyor. Özellikle küçük işletmeler için bu yıkıcı bir darbe haline geliyor. KOBİ'lerin fatura dolandırıcılığının hedefi olma olasılığı iki kat daha fazladır.

Sahte faturalama türleri

Dolandırıcılar fonlarınıza erişmek için sürekli yeni yollar ararlar. Teknolojiye ve siber suçlara bu kadar odaklanmışken, fatura gibi sıradan bir şeyi gözden kaçırmak kolay olabilir, özellikle de yoğun ve tempolu görevli işletme sahipleri için.

İşte dikkat edilmesi gereken en yaygın faturalandırma ve fatura sahtekarlığı türlerinden bazıları:

Fazla Faturalandırma

Bir tedarikçinin sizden şişirilmiş fiyatlarla mal veya hizmet talep ettiği durumdur. Basit bir hata olabileceği gibi, kasıtlı bir dolandırıcılık da olabilir.

Sahte faturalar

Dolandırıcılar, hiç tedarik edilmemiş tamamen uydurma mal veya hizmetler için fatura oluşturabilir.

Mükerrer faturalandırma

Bu durum iki kez ödeme yapacağınızı umarak aynı mal veya hizmetler için birden fazla fatura göndermeyi içerir.

Paravan şirket planları

Dolandırıcılar, görünüşte meşru isimlere ve web sitelerine sahip sahte şirketler kurar ve var olmayan hizmetler için fatura düzenler. Genellikle sınırlı bir çevrimiçi varlığa sahiptirler ve ödemeyi aldıktan sonra hızla ortadan kaybolurlar.

Faturalandırma ve fatura dolandırıcılığı nasıl tespit edilir?

Neyse ki, neye bakacağınızı bildiğinizde fatura veya fatura dolandırıcılığı genellikle tespit edilebilir. Dikkat edilmesi gereken bazı önemli noktalar şunlardır:

Olağandışı fatura modelleri

Fatura tutarlarındaki veya ödeme koşullarındaki değişikliklere dikkat edin; bu, birinin maliyetleri şişirmeye çalışması olabilir. Örneğin, düzenli olarak aldığınız bir hizmetin fiyatında ani bir artış veya sürekli sipariş ettiğiniz bir şeyin sayısında bir değişiklik görebilirsiniz. Ve 30 günlük ödeme vadesi olan bir tedarikçi aniden hemen ödeme talep ederse, daha fazla araştırma yapın.

Destekleyici belge eksikliği

Her zaman ayrıntılı makbuzlar veya teslimat kanıtı isteyin. Eksik evraklar alarm zillerini çaldırmalıdır. Bu, faturadaki eksik kalem listelerinden fiziksel mallar için makbuz veya teslimat onayı eksikliğine kadar her şey olabilir.

Şüpheli tedarikçi davranışları

Yeni bir tedarikçi veya satıcının sınırlı iletişim bilgileri veya çok az çevrimiçi varlığı varsa dikkatli olun. Örneğin, genel bir e-posta adresine ve doğrudan sesli mesaja yönlendiren bir telefon numarasına sahiplerse, bu endişe kaynağıdır. Sizi hemen ödeme yapmaya zorlayan veya alışılmadık derecede büyük indirimler sunan tedarikçilere karşı da dikkatli olun.

İşletmenizin güvenliğini sağlamaya yönelik daha ayrıntılı bilgi ve ipuçları için Faturalandırma ve Fatura Dolandırıcılığına Karşı Nasıl Korunursunuz? başlıklı içeriğimize göz atın.

Fatura ve fatura sahtekarlığı, işletmeniz üzerinde önemli bir dalgalanma etkisi yaratabilir. Olası sonuçlar şunları içerebilir:

Finansal kayıplar

Sahte faturalar nakit akışınızı tüketebilir, mali yükümlülüklerinizi yerine getirmekte zorlanmanıza neden olabilir ve büyümenizi engelleyebilir. Büyük, sahte bir fatura bir KOBİ'yi ciddi şekilde etkileyerek çalışanlara, tedarikçilere ve diğer alacaklılara ödeme yapmanızı kötü etkileyebilir.

Azaltılmış verimlilik

Fatura sahtekarlığının sonuçlarıyla başa çıkmak kaynaklarınız üzerinde önemli bir yük oluşturabilir. Şüpheli faturaların araştırılması ve potansiyel olarak tedarikçi ilişkilerinin değiştirilmesi, temel iş faaliyetlerinizden zaman ve çaba alır.

Faturalandırma ve fatura sahtekarlığı ile mücadeleye nasıl yardımcı olunur?

İşte işletmenizi korumaya yardımcı olmak için yapabileceğiniz bazı şeyler;

Sağlam iç kontroller uygulayın. Faturaların incelenmesi ve onaylanması için, bir kişinin satın alma siparişini kontrol ettiği ve diğerinin faturayı onayladığı iki kişilik bir onay sistemi gibi net prosedürler oluşturun.

Fatura netliği. Yeni ve geçmiş faturaları karşılaştırın. Fiyatlandırma, miktarlar ve hatta biçimlendirme değişiklikleri gibi küçük ayrıntılarda tutarsızlıklar olup olmadığına bakın.

Faturaların mutabakatını düzenli olarak yapın. Faturaların birikmesine izin vermeyin. Her şeyin eşleştiğinden emin olmak için bunları satın alma siparişlerinizle düzenli olarak karşılaştırın.

Tedarikçi durum tespiti. Yeni tedarikçilerin geçmişini her zaman kapsamlı bir şekilde kontrol edin. Onları çevrimiçi olarak araştırın, incelemelere bakın, web sitelerinin meşruiyetini kontrol edin ve iletişim bilgilerini doğrulayın.

Açık iletişim. Tedarikçilerinizin veya bayilerinizin tercih ettiğiniz fatura formatını ve hangi destekleyici belgelere ihtiyacınız olduğunu anladığından emin olun.

Çalışan eğitimi ve farkındalığı. Personelinizi potansiyel dolandırıcılığı nasıl tespit edecekleri ve dikkat etmeleri gereken önemli konularla ilgili eğitin.

Teknolojiyi kucaklayın. Düzensiz faturalama modellerini otomatik olarak tespit eden ve olası dolandırıcılığı işaret eden yazılımları veya işlemlerin sabit bir kaydını oluşturarak fatura şeffaflığını ve güvenliğini artırabilen blok zinciri teknolojisini kullanmayı düşünebilirsiniz.

Faturalandırma ve fatura sahtekarlığı her büyüklükteki işletme için ciddi bir tehdittir. Farklı dolandırıcılık türlerini, bunların nasıl tespit edileceğini anlayarak ve doğru adımları atarak işletmenizi ve mali durumunuzu güvende tutabilirsiniz.