Faturalandırma ve Fatura Dolandırıcılığına Karşı Nasıl Korunursunuz?

Faturalandırma ve fatura sahtekarlığına karşı nasıl korunulur?

Dinamik küçük işletme dünyasında finansal olarak güvende kalmak bir satranç oyunu gibi görünebilir.

Siz işlerinizi büyütmeye, çalışanları yönetmeye ve müşterileri mutlu etmeye odaklanmışken, pusuda bekleyen başka bir tehdit var; dolandırıcılık. Dolandırıcılık sadece bilgisayar korsanlığı ve veri çalma gibi siber suçlar değildir, sahte faturalar ve fatura dolandırıcılığı da dolandırıcılıktır.

Fatura dolandırıcılığı nedir?

Faturalandırma ve fatura dolandırıcılığı, hayali faturalandırmadan (var olmayan ürün veya hizmetler için ücretlendirme), yapılmamış işler veya abartılı maliyetler içeren sahte faturalara kadar uzanır. Dolandırıcılar aynı hizmet için sizden iki kez ücret alarak hatta faturaları çoğaltarak çifte faturalandırma da yapabilirler.

Ayrıca, benzer isimlere sahip sahte şirketler kurarak tedarikçileri taklit edebilir, banka hesaplarındaki veya telefon numaralarındaki bir rakamı değiştirmek ya da ödemeleri yönlendirmek için web sitesi alan adlarını değiştirmek gibi gerçek faturalarda küçük değişiklikler yapabilirler.

Dolandırıcılar güveninize güvenirler. Yoğun şirketlerin (özellikle KOBİ'lerin) kapsamlı kontroller yapacak zamanları, kaynakları veya çalışanları olmayabilir.

Tehdidi hafife almayın. AFP Payments 2023 Dolandırıcılık ve Kontrol Anketi, işletmelerin %65'inin 2022 yılında faturalandırma dolandırıcılığı girişimleri veya fiili olaylar yaşadığını ortaya koydu. KOBİ'lerin hedef alınma olasılığının da 2 kat daha fazla olduğu ortaya çıktı.

Faturalandırma dolandırıcılığı hem bireyler hem de işletmeler için sadece ani bir mali darbe değildir. Bu durum meşru şirketlere olan güveni sarsarak herkesi gelecekteki işlemlere karşı temkinli hale getirir. Sahte faturalama suçlamaları, bir işletmenin itibarına da ciddi zarar verebilir, ortaklıkları ve satışları etkileyebilir. Başka bir şirketi yanlışlıkla suçlarsanız, bunun sonuçları sizin için de aynı derecede ağır olabilir.

Dolandırıcılık faaliyetleri nasıl tespit edilir?

İyi haber şu ki, faturalandırma ve fatura sahtekarlığına işaret edebilecek birkaç belirgin durum vardır, örnek olarak;

Sipariş etmediğiniz veya hatırlayamadığınız ürün veya hizmetler için beklenmedik ücretler.

Belirsiz fatura açıklamaları veya alışılmadık ifadeler: Meşru faturalar, faturalandırıldığınız hizmetleri veya ürünleri açıkça detaylandırmalıdır.

Alışılmadık derecede yüksek ücretler: Mevcut faturanızı aynı hizmet veya ürün için geçmiş faturalarla karşılaştırın. Fiyatta ani bir sıçrama, faturayı doldurma girişimi olabilir.

Hemen ödeme baskısı: Çoğu tedarikçi bir ödeme aralığı sunar. Tedarikçiler, özellikle de yenilerse, bir faturayı hemen ödemeleri için baskı yaparlarsa dikkatli olun.

Sınırlı veya tutarsız iletişim bilgileri sahte bir şirketin işareti olabilir. Web siteleri var mı? Telefon numaralarının bağlantısı kesilmiş mi veya doğrudan sesli mesaja mı yönlendiriliyor?

Dolandırıcılığı önlemenin en etkili yolu nedir?

Kendinizi korumaya yardımcı olmak için atabileceğiniz birkaç adım daha var. Teknoloji, faturalandırma ve fatura sahtekarlığı ile mücadelede güçlü bir silah olabilir ve maliyetinin çok yüksek olması gerekmez.

Otomatik izleme sistemleri

Bu sistemler, banka hesabınızı boşaltmadan önce olağandışı veya şüpheli herhangi bir şeyi tespit etmek için akıllı örüntü tanıma özelliğini kullanarak işlemleri gerçek zamanlı olarak sürekli tarar. Ayrıca, çok sayıda veriyi işleyebilirler, bu nedenle hızlı büyüyen işletmeler için mükemmeldirler.

Güvenli ödeme platformları

Uçtan uca şifreleme ve iki faktörlü kimlik doğrulama gibi özellikleri kullanan bu dijital ödeme sistemleri, bir şifrenin ötesinde ekstra güvenlik katmanları ekler.

Blockchain teknolojisi

Blockchain, işletmeniz için yapılan tüm fatura ve ödemelerin kaydını tutan güvenli bir sistemdir. Her işlem bir bilgisayar ağı tarafından doğrulanır, böylece kalıcı ve ilgili herkes tarafından görülebilir hale gelir. Bu, ödemelerin hızlı ve doğru bir şekilde işlenmesini sağlar. Sonuç olarak, blok zinciri güvenliği artırabilir, maliyetleri düşürmeye yardımcı olabilir ve ödemelerin işlenmesinde verimliliği artırabilir.

Otomatik fatura işleme sistemleri

Bu sistemler, siparişleri ve teslimat makbuzlarını otomatik olarak eşleştirerek ve verimli ve doğru işlem için tutarsızlıkları işaretleyerek tüm fatura yönetimi sürecini kolaylaştırır.

Teknoloji dışında, diğer basit ve pratik önlemler şunlardır;

İç kontroller: Bir kişinin siparişi fatura ile eşleştirdiği, ikinci kişinin tedarikçinin gerçek olup olmadığını kontrol ettiği ve ödemeyi onayladığı iki kişilik bir onay sistemi uygulayın. Daha büyük faturalar için kıdemli bir personelden onay alın. Ekstra bir inceleme ve güvenlik katmanı için onay görevlerini ekip içinde dönüşümlü olarak yapın.

Faturaları takip edin: Faturaların yığılmasına izin vermeyin. Acele ederken hatalar olabilir, bu nedenle faturalarınızı doğruluk açısından düzenli olarak sipariş formu ile karşılaştırın. Borç hesapları otomasyon yazılımı bu süreci kolaylaştırabilir ve tutarsızlıkları daha verimli bir şekilde yakalayabilir.

Araştırmanızı yapın: Yeni tedarikçileri her zaman iyice inceleyin. Onları çevrimiçi olarak araştırın, yorumları kontrol edin, web sitelerinin orijinal olduğundan emin olun ve iletişim bilgilerini onaylayın.

Ekibinizi eğitin: Çalışanları potansiyel dolandırıcılık ve yaygın tehlikeli durumları belirleme konusunda eğitin.

Kâğıt izi tutun: Bir anlaşmazlık veya soruşturma olması durumunda bir dijital ayak izi için satın alma siparişlerinin, faturaların, makbuzların ve diğer ilgili belgelerin kopyalarını her zaman saklayın.

Güvenliği sıkılaştırmak için ödeme süreçlerinizde düzenli denetimler gerçekleştirin.

Bilgi sahibi olun. Dolandırıcılar taktiklerini sürekli olarak değiştirirler. Sertifikalı Suistimal İnceleme Uzmanları Birliği (ACFE) gibi uzman kuruluşları takip ederek, sektör yayınlarına abone olarak veya ilgili web seminerlerine katılarak en son fatura ve fatura dolandırıcılığı planları hakkında güncel bilgiler edinin.

Faturalandırma ve fatura sahtekarlığı işinize ciddi zarar verebilir, nakit paranızı tüketebilir ve itibarınızı zedeleyebilir. Riskleri anlayarak ve bu basit önleyici tedbirleri uygulayarak, kârlılığınızı koruyabilir ve işletmenizin sorunsuz çalışmasını sağlayabilirsiniz.